Разбираем как оформить уход сотрудника в отпуск по графику

Рассмотрим комплект документов, оформляемых при предоставлении сотруднику отпуска в соответствии с утверждённым графиком.

Напомним, что первоочередным документом выступает график отпусков. Его необходимо сформировать минимум за 14 дней до наступления нового календарного года. При разработке документа важно сбалансировать пожелания персонала, законодательные требования и производственные потребности организации. Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ, график носит обязательный характер как для работодателя, так и для работников. Если сотрудник планирует использовать отпуск в сроки, зафиксированные в графике, подача отдельного заявления не требуется.

Но что делать, когда работник принят в штат после утверждения графика отпусков, и уже имеет право на ежегодный отпуск в текущем году? В таком случае работодатель вправе либо дополнить существующий документ, либо издать его обновлённую версию — с включением данных о новых сотрудниках.

Следующим обязательным элементом документооборота является уведомление о предстоящем отпуске. Работника необходимо ознакомить с ним под подпись не позднее чем за 14 календарных дней до начала отдыха. Эта процедура обязательна даже в том случае, если сотрудник ранее был проинформирован о датах отпуска через график.

Далее издаётся распорядительный документ — приказ или распоряжение о предоставлении отпуска. Для его оформления допустимо использовать унифицированные формы: № Т‑6 (если отпуск предоставляется одному работнику) или № Т‑6а (при оформлении отпуска нескольким сотрудникам). Также организация вправе разработать собственный шаблон документа, закрепив его в учётной политике.

Ещё одним документом может выступать записка‑расчёт — если в компании принято её оформлять. Для этих целей часто применяют форму № Т‑60. На лицевой стороне бланка отражают ключевые временные параметры: даты начала и окончания отпуска, а также период, за который он предоставлен. Оборотная сторона предназначена для фиксации расчётных данных, необходимых для начисления отпускных выплат.

Завершает перечень табель учёта рабочего времени. При использовании типовых форм Т‑12 или Т‑13 дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска фиксируют с помощью условного обозначения — кода «09» либо буквенного индекса «ОТ».